Cómo usar los tiempos de reserva
Respuesta rápida
Así puedes añadir tiempo antes o después de las reuniones usando tiempos de reserva:
- Ve a la página de programación y selecciona el tipo de evento que quieres editar.
- Selecciona Más opciones y luego Límites y tiempos de reserva.
- Selecciona + Establecer tiempo de reserva.
- Añade el tiempo de reserva que prefieras antes y/o después de la reunión.
- Selecciona Guardar cambios.
Los cambios en tus tiempos de reserva se aplicarán a nuevas reservas y ayudarán a evitar reuniones consecutivas.
Tiempos de reserva añaden tiempo extra antes o después de tus reuniones. Te ayudan a prepararte, desplazarte o finalizar sin sentirte apresurado.
¿Qué son los tiempos de reserva?
Los tiempos de reserva son breves descansos antes o después de una reunión de Calendly.
Úsalos para:
- Prepararte antes de una reunión
- Desplazarte entre reuniones
- Tomar notas o reiniciar tras una llamada
Cada tipo de evento puede tener su propia configuración de tiempos de reserva.
Añadir un tiempo de reserva
- Vaya a la página de Programación y ubique su Tipo de evento.
- Abra el menú de tres puntos y seleccione Editar.
- Haga clic en Más opciones.
- Abra la sección Límites y tiempos de reserva.
- Haga clic en + Establecer tiempo de reserva.
- Añada su tiempo de reserva preferido antes y/o después de la reunión.
- Haga clic en Guardar cambios.
Eliminar un tiempo de reserva
Para reuniones que aún no se han programado:
- Ve a la página de Programación y localiza tu tipo de evento.
- Abre el menú de tres puntos y selecciona Editar.
- Haz clic en Más opciones.
- Abre la sección Límites y tiempos de reserva.
- Establece el tiempo de reserva en 0 minutos.
- Haz clic en Guardar cambios.
Para reuniones ya programadas:
- Ve a tu página de Reuniones.
- Asegúrate de que Mostrar tiempos de reserva esté activado.
- Encuentra la reunión y haz clic en el icono de lápiz junto al tiempo de reserva.
- Edita o elimina el tiempo de reserva.
Mostrar o eliminar tiempos de reserva en tu calendario
Puedes elegir mostrar los tiempos de reserva en tu calendario conectado.
Para activarlo:
- Ve a tu página de Disponibilidad.
- Abre Configuración del calendario.
- Bajo Configuración de sincronización, marca Incluir tiempos de reserva en este calendario.
Cuando esto esté habilitado, eliminar un tiempo de reserva desde tu calendario conectado también lo quitará de Calendly.
Cómo funciona la lógica de los tiempos de reserva
- Los tiempos de reserva se aplican solo a las reuniones reservadas a través de Calendly.
- Calendly evita solapamientos revisando todo tu calendario, incluidos los eventos no relacionados con Calendly.
Ejemplo:
Una Reunión de 30 minutos con tiempos de reserva de 15 minutos antes y después necesita 60 minutos de tiempo libre. La reunión sigue siendo de 30 minutos, pero el tiempo de reserva protege tu Disponibilidad.
Reuniones multiusuario y tiempos de reserva
Los ajustes de tiempos de reserva de un usuario pueden afectar la Disponibilidad de reuniones multiusuario.
- Rotatorio: Los tiempos de reserva en otros tipos de evento pueden provocar una distribución desigual de las reuniones.
- Eventos colectivos: Los tiempos de reserva en otros eventos de alguien pueden bloquear espacios de tiempo disponibles.
Solución de problemas: mensaje BUFFER
La herramienta de solución de problemas de Calendly puede mostrar un mensaje BUFFER. Esto significa que los ajustes de tiempos de reserva están bloqueando un espacio de tiempo.
Puede aparecer si:
- Un tiempo de reserva se solapa con una reunión
- El tiempo total (reunión + tiempo de reserva) no cabe en tu calendario
- Ajustes antiguos de tiempos de reserva siguen adjuntos a una reunión programada
Solución de otros problemas con los tiempos de reserva
Un evento que no es de Calendly puede estar bloqueando el tiempo.
Intenta con una de estas opciones:
- Eliminar el evento en conflicto o establecer tu estado de calendario como libre (¡Recuerda comprobar tus eventos durante todo el día!)
- Cambia el tiempo de búfer a 0 minutos para el tipo de evento que estás intentando programar
Los tiempos de reserva en reuniones programadas no se actualizan automáticamente cuando cambias tu configuración de tipo de evento. Si se reservó una reunión antes de que cambiara la configuración, seguirá las antiguas reglas.
Para verificar o eliminar estos elementos:
- Ve a la página Reuniones
- Usa el interruptor Mostrar tiempos de reserva
- Edita el tiempo de reserva directamente
Quizá se deba a tiempos de reserva dobles, que usa un tiempo de reserva antes y después. Cuando se apilan, estos tiempos de reserva pueden bloquear más tiempo del esperado.
Para solucionarlo:
- Edita el tipo de evento para usar solo un tiempo de reserva antes o después, no ambos
- Para reuniones ya reservadas, ajusta o elimino reservas de tiempo de la página Reuniones