À quoi s'attendre lorsque Notetaker rejoint vos réunions
Note
Notetaker est progressivement déployé auprès des utilisateurs éligibles. Rejoindre la liste d'attente.
Découvrez ce qui se passe lorsque Notetaker rejoint votre réunion — pour que tout se déroule sans accroc du début à la fin.
Avant de commencer
- Activer Notetaker pour vos réunions.
- Notetaker peut enregistrer les réunions Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, que vous soyez l'organisateur ou que la réunion ait été programmée via Calendly ou votre Google Agenda.
À quoi s'attendre lorsque vous êtes l'organisateur
À l'heure prévue :
- Notetaker rejoint votre réunion Zoom.
- Si vous avez une salle d'attente, assurez-vous d'Admettre Notetaker.
- Un message vous demande d'Approuver ou d'Refuser Notetaker.
- Notetaker attendra jusqu'à 30 minutes que vous rejoigniez la réunion avant de partir.
- Une fois dans l'appel, Notetaker attendra environ 90 secondes que vous approuviez l'invite d'enregistrement avant de partir.
- Si vous sélectionnez Refuser, Notetaker quittera la réunion et n'enregistrera pas.
- Si vous sélectionnez Approuver, Notetaker rejoint la réunion et commence l'enregistrement.
- Vous et vos participants verrez un message indiquant que la réunion est en cours d'enregistrement.
- Sélectionnez Compris pour continuer ou Quitter la réunion pour quitter.
- Notetaker envoie également un message dans le chat confirmant que la réunion est en cours d'enregistrement.
Si vous êtes un participant à la réunion et souhaitez que l'organisateur retire Notetaker, veuillez l'en informer.
Découvrez comment retirer Notetaker d'une réunion en cours.
Note
Sur certains forfaits Zoom, vous pouvez modifier ce que voient les participants dans Zoom en personnalisant le message de consentement.
Remarque : Cela doit être fait dans les paramètres Zoom, et non dans Calendly.
Vous êtes responsable d'obtenir le consentement des participants pour enregistrer et transcrire les réunions. En savoir plus dans le guide de consentement à l'enregistrement de Zoom.
À quoi s'attendre lorsque vous êtes un participant
À quoi s'attendre en tant que participant à la réunion de quelqu'un d'autre :
- À l'heure prévue de début, Notetaker rejoindra automatiquement la réunion.
- Si l'organisateur a une salle d'attente, il devra Admettre Notetaker.
- Lorsque l'organisateur rejoint, il sera invité à Approuver ou Refuser Notetaker.
- Notetaker attendra jusqu'à 30 minutes l'arrivée de l'organisateur avant de partir.
- Une fois que l'organisateur a rejoint l'appel, Notetaker attendra environ 90 secondes pour qu'il approuve l'invite d'enregistrement avant de partir.
- Si l'organisateur n'approuve pas Notetaker, la réunion ne sera pas enregistrée.
- Si l'organisateur approuve Notetaker, vous verrez un message:
“Cette réunion est en cours d'enregistrement…” - Choisissez ce que vous voulez faire ensuite :
- Cliquez Compris pour rester dans la réunion.
- Cliquez Quitter la réunion si vous ne souhaitez pas participer.
- Notetaker envoie également un message de chat confirmant que la réunion est en cours d'enregistrement.
Ce que voit l'organisateur lorsque Notetaker rejoint la réunion :
- À l'heure de début de la réunion, Notetaker rejoindra automatiquement.
- L'organisateur verra un message:
“Le Calendly Notetaker de [Notetaker user] demande l'autorisation d'enregistrer cette réunion.” - L'organisateur peut choisir de :
- Cliquez Approuver pour autoriser l'enregistrement.
- Cliquez Refuser pour refuser l'enregistrement.
- Ils peuvent également cocher “Appliquer ces autorisations à toutes les demandes futures dans cette réunion” pour enregistrer leur préférence.
Comment supprimer le bot ?
Contacts et Notetaker
Lorsque Notetaker rejoint une réunion depuis votre Google Agenda, Calendly crée automatiquement des Contacts pour tous les participants à la réunion.
En savoir plus sur Contacts dans Calendly.